Prozessautomatisierung in Ettlingen: Kein verschicktes Angebot bleibt mehr ohne Wiedervorlage
Ettlingen: lange Entscheidungswege, kurzes Gedächtnis
Prozessautomatisierung in Ettlingen beginnt oft nach dem Angebot, nicht davor. In der Stadt sitzen ein Hersteller von Spektrometern, ein Anbieter von Leittechnik für Stadtwerke und ein Textildienstleister mit Stammsitz; wer hier verkauft, hat Kunden, die über Einkauf, Fachabteilung und Freigabe entscheiden. Rechtlich arbeiten Sie mit einer deutschen Gesellschaft, nach deutschem Recht und DSGVO. Zwischen Angebot und Auftrag wird nachgefasst oder vergessen, und im Betrieb wiederholt sich ein Muster: Das Angebot geht hinaus, der Ansprechpartner bedankt sich, dann wird es still. Die Wiedervorlage steht im Kalender des Vertrieblers, der gerade im Albtal oder in Karlsruhe beim nächsten Kunden sitzt, oder nirgends. Ein Kontakt, der auf einer Zwischenstufe liegen bleibt, fällt erst auf, wenn jemand zufällig alte Einträge durchblättert, oder wenn der Kunde längst anderswo bestellt hat.
Prozessautomatisierung, die ruhende Angebote wiederfindet
Jede Stufe Ihres Vertriebswegs, von der Anfrage über das verschickte Angebot bis zur offenen Rückfrage, bekommt eine Frist. Ein regelmäßiger Suchlauf meldet Vorgänge, die sie überschritten haben, an die zuständige Person. Die Fristen stehen in den Stammdaten, sodass Ihr Innendienst sie anpasst, wenn sich Ihr Ablauf ändert. Zu jedem gemeldeten Vorgang liegt ein Entwurf für die Erinnerung bereit, der den bisherigen Schriftwechsel berücksichtigt, statt einen Textbaustein zu wiederholen. Hinaus geht er erst, wenn ein Mensch ihn gelesen und freigegeben hat. Der Kunde bekommt also eine Nachricht, die zu seinem Vorgang passt, und Ihr Vertrieb entscheidet, wann.
Was der erste Suchlauf in einem Vertrieb zutage brachte
Aus einem abgeschlossenen Projekt bei einem Hersteller mit eigenem Großhandelsvertrieb: Kontakte, die bereits in eine konkrete Stufe gewechselt waren, blieben danach unbeobachtet. Der Inhaber stieß auf solche Fälle nur beim Durchblättern alter Einträge. Schon der erste Lauf auf dem echten Bestand zeigte genau diese Fälle, darunter mögliche Großhändler, die lange niemand mehr angeschrieben hatte. Ausgeliefert wurde die Funktion im Zustand aus, und verschickt wird bis heute ausschließlich durch einen Menschen. Das ist Absicht: Ein automatisch versandtes Nachfassen beim falschen Kunden kostet mehr Vertrauen als ein vergessenes.
Prozessautomatisierung aus Ihren eigenen Aufträgen abgeleitet
Wir beginnen mit den Angeboten und Anfragen der vergangenen Monate aus CRM, Postfach und Angebotsordner: Welche wurden beauftragt, welche abgesagt, welche blieben ohne Antwort? Aus dem, was bei Ihnen tatsächlich zum Auftrag geführt hat, entstehen die Stufen und ihre Fristen, nicht aus einem Musterprozess. Der Suchlauf läuft zunächst nur als Bericht. Ihr Vertrieb sieht die gemeldeten Vorgänge und sagt, welche zu Recht auftauchen und welche nicht; erst danach entstehen Entwürfe. Angebote, die als Datei statt im CRM liegen, finden wir über das Postfach, aus dem sie verschickt wurden.
Was als erledigt gilt, steht vor dem ersten Suchlauf fest
Vor dem Start legt das Angebot fest, was abgenommen wird: jede Stufe mit Frist, jeder überfällige Vorgang mit Meldung an eine benannte Person, kein Entwurf, der ohne Freigabe hinausgeht. Wir liefern in Teilen, jede Lieferung wird für sich geprüft. Die Form ist ein Werkvertrag mit Festpreis und Abnahme, der Zeitrahmen steht im Angebot, und die Aufgaben verteilt unsere Projektleitung. Angebote enthalten Ihre Preise und Nachlässe, der Schriftwechsel die Einwände Ihrer Kunden, und beides soll kein Dritter sehen. Eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung ist deshalb unterschrieben, bevor uns das erste Angebot erreicht. Für Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Weil ein Erinnerungsentwurf den bisherigen Schriftwechsel kennen muss, schreibt das Angebot außerdem fest, welche Teile davon ein Sprachmodell liest und welche nicht. Die Nutzungsrechte an dem Code, den wir für Ihren Vertriebsweg schreiben, gehen mit vollständiger Bezahlung auf Sie über.
Ettlingen, Baden-Württemberg
- Große Kreisstadt im Landkreis Karlsruhe, direkt südlich von Karlsruhe am Ausgang des Albtals gelegen, wo die Rheinebene in den Nordschwarzwald übergeht.
- Einst von Papierfabriken geprägt, ist die Wirtschaft heute breiter aufgestellt; unter anderem hat der Textildienstleister Bardusch hier seinen Stammsitz.
- Bruker Optics entwickelt und produziert in Ettlingen Spektrometer für Infrarot-, Nahinfrarot- und Raman-Spektroskopie.
- Die VIVAVIS AG steuert von ihrem Hauptsitz in Ettlingen aus Software und Leittechnik für Strom-, Gas- und Wassernetze von Stadtwerken und Netzbetreibern.
- Das Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung IOSB hat neben Karlsruhe auch in Ettlingen einen Hauptsitz.
- Die Stadtbahn auf der Albtalbahn verbindet mehrere Ettlinger Haltestellen mit der Karlsruher Innenstadt, der Bahnhof Ettlingen West liegt an der Rheintalbahn.
- Für den Straßenverkehr ist die Stadt über die A 5 und die B 3 angebunden.
- Ettlingen ist Gesellschafter der TechnologieRegion Karlsruhe und gehört zum Bezirk der IHK Karlsruhe.
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Können wir den Vertriebsweg in Ettlingen gemeinsam durchgehen?
Ja, wir kommen zu Ihnen nach Ettlingen und setzen uns mit den Leuten zusammen, die Angebote schreiben und nachfassen. Ein gemeinsamer Blick auf echte Vorgänge im CRM zeigt mehr als jede Beschreibung des Ablaufs; was danach gebaut wird, prüfen Sie an Lieferungen.
Wie automatisiert man das Nachfassen von Angeboten?
Mit Stufen, Fristen und einem Suchlauf, der überfällige Vorgänge meldet. Entscheidend ist, dass der Erinnerungstext zum einzelnen Vorgang passt und ein Mensch ihn freigibt. Automatischer Versand ist möglich, bleibt aber eine Einstellung, die Sie bewusst treffen.
Was passiert, wenn sich unser Vertriebsprozess ändert?
Neue Stufen und geänderte Fristen pflegt Ihr Innendienst in den Stammdaten, ohne dass wir etwas programmieren. Wird eine neue Anbindung nötig, etwa an einen weiteren Kanal, beauftragen Sie diese als eigenen Auftrag mit eigenen Abnahmekriterien.
Termin für Ettlingen vereinbaren
Umgesetzt wird aus der Ferne, auf eigener Infrastruktur. Nach Absprache kommen wir für ein Treffen zu Ihnen nach Ettlingen.